30 Julho 2015      14:28

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"DESCOMPLICAR" AS CONVERSAS

Há conversas que, pela sua temática, ou intervenientes, não são fáceis de ter e manter; pedir um aumento de ordenado, despedir um empregado, dizer a um cliente que o projeto não estará terminado a tempo etc. São complicadas, preferir-se-ia não as ter, mas são inevitáveis.

Segundo José Trecet, da redação do Mastermas, já toda a gente teve que enfrentar conversas difíceis, dessas que todos gostaríamos de evitar, mas que tal não é possível. No meio empresarial, dominar estas situações é imprescindível para se liderar e evitar dissabores no trabalho.

São conversas de tal modo complicadas que se fica com vontade de evitar conversas semelhantes. O problema é que, como refere um artigo da “Harvard Business School”, se acaba por criar uma imagem mental negativa face a estas situações.

Se pensarmos que uma conversa vai ser complicada é mais fácil que fiquemos nervosos. Por isso, o melhor é não lhe dar tanta importância e tirar-lhe esse poder. Este é o primeiro truque para superar conversas difíceis.

Outro ponto tem a ver com a identificação do objetivo da identificação; se se sabe o que se quer, o objetivo a atingir, é mais fácil centrar o encontro na meta fixada. Depois disto pode começar a preparar as mensagens que quer transmitir, como explica Álvaro González, professor da Universidade de Navarra, num artigo publico pela CNN.  Estas mensagens não podem ser mais de duas ou três se se quer ser objetivo e eficaz. Muitas mensagens farão perder a essência do que se quer transmitir e faz com que o interlocutor não se lembre da conversa.

O próximo passo, é algo muito simples mas eficaz, que vai poder usar, não só nestes momentos, mas em qualquer outro que lhe enfrentar: respire! A respiração consciente é uma das melhores formas de relaxamento, ajuda a concentrar-se e dá-lhe a capacidade de enfrentar o que seja que tem pela frente.

Durante a conversa, mostre empatia e mente aberta ao seu interlocutor. É importante que a outra pessoa saiba que é capaz de perceber o seu ponto de vista, mas também que está aberto a receber o que lhe estão a transmitir, especialmente um empregado zangado ou com algum tipo de problema. Deste modo, não será errado afirmar que não é detentor da verdade absoluta e que está aberto a mudar o seu ponto de vista sempre que lhe são apresentados argumentos válidos.

Não faça juízos de valor se não tiver todos os dados. É algo improvável, mas não impossível. Se não dispõe de toda a informação é melhor não se pronunciar e se o fizer recorde os conselhos anteriores.

Durante a conversa, não perturbe o seu interlocutor. Aprenda a ouvir, a deixar que seja a outra pessoa a falar, ainda que seja você que quer, ou deve, dirigir o rumo das conversações. Da mesma forma, procure acalmar-se e falar num tom calmo, e do modo mais claro possível. Usar frases curtas pode ser uma grande ajuda.

A “Harvard Business Review” recomenda também que seja demasiado duro, amenos que seja imprescindível. É melhor ter compaixão, especialmente quando se trata de dar más notícias ou despedir alguém. Isso sim, terá que saber onde estão os limites e no colocar-se no papel de vítima. Frases como “isto é muito difícil para mim” ou “sinto-me muito mal com isto” estão completamente fora de questão.

O que pode ser uma boa ideia é oferecer algo em troca, uma carta de recomendação, por exemplo, ou no caso de estar a repreender um empregado, terminar com algo positivo sobre o seu trabalho.

E, claro, aprender com cada conversa para conhecer melhor as suas reações e o que pode fazer diferente.

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